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Comment SURF peut-il faciliter votre transition au SLRI?

En automne 2010, l'équipe ProNotaire a lancé SURF, une application qui permet de publier des actes au Registre Foncier sans utiliser de balises ou de signets. En quelques mois seulement, plus de 800 notaires ont choisi d'utiliser l'application SURF en raison de sa simplicité et de sa rapidité.

Deux ans plus tard, en 2012, le Registre Foncier a mis en place le nouveau Système en Ligne de Réquisition d'Inscription (SLRI) afin de moderniser la publication en ligne qui avait été mise en place en 2001. Depuis, il est possible pour les notaires de préparer leurs réquisitions d'inscription directement sur le site Web du SLRI.

Le problème de la double saisie

Même si, à première vue, il peut sembler avantageux d'inscrire votre information gratuitement sur le site Web du SLRI, en y regardant de plus près, on constate que le processus a aussi certains désavantages.

Le notaire doit en effet ressaisir l'information qu'il a déjà saisie dans son acte, ce qui, à long terme, lui fait perdre beaucoup de temps, d'autant plus que cette double saisie doit être effectuée pour chacun des actes.

Par exemple, si un notaire publie 10 documents différents, il devra ressaisir l'information de ces 10 documents sur le site Web du SLRI. Or, multiplier les interventions humaines, ce n'est pas seulement perdre du temps : c'est également multiplier les risques d'erreur.

L'avantage d'utiliser SURF avec le SLRI

Peu de temps après la production du SLRI par le Registre Foncier, l'équipe SURF a effectué une mise à jour de son application afin de la rendre compatible avec le SLRI. Depuis 2012, il est donc possible d'activer la transmission automatique des réquisitions d'inscription dans SURF via le SLRI.

Le notaire peut donc préparer son acte sans se préoccuper des balises ou des signets. Lorsqu'il est prêt à le transmettre, il lance l'application SURF directement à partir de Word, un environnement connu non seulement du notaire, mais également de ses collaborateurs. Le système s'occupe alors de retracer et d'extraire l'information nécessaire à la publication du document en s'appuyant sur le contenu de l'acte et en effectuant automatiquement les validations de contenu requises par le Registre foncier.

Le notaire peut ensuite finaliser la préparation de la réquisition, la signer, puis la transmettre directement au SLRI. Lors de la transmission de l'acte, SURF affiche les messages retournés par le Registre, et une fois que la transmission est complétée, il affiche le numéro de publication attribué à la réquisition ainsi que le tableau de bord du Registre Foncier. Cette fonctionnalité permet au notaire et à ses collaborateurs de suivre l'avancement du traitement de toutes les réquisitions présentées.

Nouvel avantage dans SURF

En plus de faciliter l'utilisation du SLRI, SURF permet maintenant aux notaires de faire préparer leurs réquisitions d'inscription à partir du poste de leur collaboratrice, puis de les signer et de les transmettre à partir de leur propre poste plus tard dans la journée. Cette nouvelle façon de faire permet aux collaborateurs d'avancer les dossiers sans être obligés de déranger le notaire dans ses autres tâches.

Obligation imminente d'utiliser le SLRI

À très court terme, le Registre Foncier devrait d'ailleurs officialiser l'obligation, pour tous les notaires du Québec, d'utiliser le SLRI pour la publication des documents. En permettant au notaire d'éviter la ressaisie de l'information, de diminuer les risques d'erreurs, d'économiser du temps et de suivre l'état d'avancement de chacune des réquisitions, SURF devient une application précieuse pour quiconque veut assurer une transition simple et efficace vers le nouveau SLRI.

Pour plus d'information, n'hésitez pas à communiquer avec notre équipe!