La comptabilité de votre étude notariale : plus simple que vous le croyez

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Chez les notaires, la comptabilité de bureau a souvent mauvaise presse. Elle est perçue comme laborieuse et ardue, pratiquement comme un mal nécessaire. Comme les notaires doivent déjà se préoccuper de leur comptabilité en fidéicommis, ils sont nombreux à s’en remettre à leur comptable pour effectuer leur tenue de livres, leurs fins de mois et leurs fins d’années financières.

Pourtant, avec les bons outils, la comptabilité d’une étude peut se faire simplement et efficacement. Comme il y a plusieurs avantages à faire sa comptabilité soi-même, nous avons jugé utile de démystifier le sujet et de vous expliquer concrètement comment vous pouvez vous y prendre.

1) Le plan comptable

Lorsque l’on veut produire sa comptabilité de bureau selon les normes établies, il convient de mettre en place un plan comptable. Ce plan comptable permet de répartir les revenus et les dépenses dans les comptes appropriés de la charte comptable. Cette dernière doit être montée en fonction des types de revenus et de dépenses habituellement rencontrés dans la pratique notariale.

À ce propos, Acomba Suite Notaire comprend déjà un plan comptable préparé pour les notaires. Ce plan peut être mis en place en quelques instants dès l’installation d’Acomba à votre étude. Il peut également être ajusté pour répondre aux besoins encore plus spécifiques de votre étude. Lorsque nous installons le logiciel chez un client, notre technicien se charge de configurer la passerelle entre Pronotaire et Acomba afin de s’assurer que les deux applications communiquent efficacement.

2) La facturation dans Pronotaire

Une fois le plan comptable en place et la passerelle configurée, le plus gros du travail est effectué. Vous pouvez dès lors facturer des comptes d’honoraires à vos clients.

Un système comme Pronotaire vous permet de produire et d’imprimer des comptes d’honoraires de manière complète et détaillée. Il s’agit de la première étape vers l’intégration de la comptabilité de bureau dans vos activités courantes.

Après la facturation du travail et la transmission des comptes d’honoraires aux clients, les factures produites peuvent être transférées en quelques clics vers la comptabilité de bureau dans Acomba. Vous pouvez alors indiquer sur quel compte de la charte comptable les honoraires ou déboursés doivent être versés. Lorsque vous utilisez la facturation à la tâche, ce travail peut même être automatisé. Le système s’occupe de faire les inscriptions nécessaires aux comptes clients afin d’en faciliter le suivi.

En inscrivant automatiquement les transactions dans la comptabilité, la tenue de livres s’effectue en toute facilité et convivialité, sans effort supplémentaire de votre part. De plus, en prenant le contrôle de votre tenue de livres, vous réduisez vos frais comptables et augmentez votre autonomie.

3) Fin de mois et fin d’année

La tenue de livres par le biais de la passerelle Pronotaire-Acomba vous permet d’effectuer votre conciliation de fin de mois ou de fin d’année à l’aide d’Acomba. Toutefois, vous n’avez pas à tout prendre en charge. Si vous souhaitez laisser cette partie du travail à votre comptable, vous pouvez utiliser votre logiciel pour lui transmettre facilement votre tenue de livres. Il pourra alors préparer votre fin de mois ou votre fin d’année.

4) Rapports

En utilisant la passerelle Pronotaire-Acomba, vous pouvez générer plusieurs rapports pour faire un suivi efficace de votre facturation. Vous pouvez notamment générer des rapports sur les honoraires facturés, les comptes clients, les montants perçus et les paiements partiels. Vous pouvez également générer un rapport incontournable : celui de TPS et de TVQ.

Un système de gestion complet

Ensemble, Acomba et Pronotaire forment un outil de gestion simple à utiliser et capable de gérer efficacement l’aspect financier et l’aspect juridique de votre travail. En alliant les deux logiciels, vous pouvez faciliter votre travail quotidien tout en réduisant vos coûts de fonctionnement.

Appelez-nous au 1 800 862-5922 ou écrivez-nous à info@pronotaire.com pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de la passerelle Acomba-Pronotaire.

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Veuillez noter que le logiciel Pronotaire s’adresse aux notaires du Québec seulement.