La gestion et le suivi de travail de bureau dans Pronotaire

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La gestion d’une étude notariale implique un travail d’équipe. Dans ce contexte, il convient de s’organiser, d’adopter une méthode de travail rigoureuse et d’assurer un suivi efficace des tâches effectuées par chacun des membres. Sur ce point, votre système de gestion d’étude Pronotaire vous offre de multiples possibilités.

1) Suivi des dossiers

Pronotaire possède un module de suivi de dossier qui permet, pour chaque type de dossier, de charger une liste de tâches à effectuer. Cette liste est préalablement montée à partir du Guide de pratique de la Chambre des notaires. Elle est disponible dès l’installation de Pronotaire sur les postes de l’étude.

La liste de tâches par défaut peut également être personnalisée selon le besoin du notaire et de ses collaborateurs. De cette manière, le notaire a la possibilité de supprimer, modifier ou ajouter des tâches dans la liste. Il peut également attribuer des tâches à des ressources spécifiques dès l’ouverture d’un dossier.

Lors de l’ouverture d’un dossier, Pronotaire y ajoutetoutes les tâches reliées au type de dossier visé par le notaire. Il les attribuera, le cas échéant, aux utilisateurs déterminés dans la liste de tâches par défaut.

Tout au long du dossier, les utilisateurs peuvent effectuer un suivi des tâches en indiquant celles déjà réalisées et celles qui demeurent urgentes. L’utilisateur peut aussi créer un lien entre un document et une tâche (exemple : le notaire fait une demande à une collaboratrice).

2) Notes entre utilisateurs

Autre possibilité : la transmission de notes entre utilisateurs. Ces notes peuvent aussi être configurées pour être affichées à un moment précis dans le temps ou à la prochaine consultation d’un dossier en particulier. La personne qui transmet la note peut y joindre un document si nécessaire et l’utilisateur qui la reçoit peut consulter ce document à partir de la note.

Il est également possible de transmettre une note urgente à un utilisateur afin qu’elle s’affiche instantanément dans son système. Pour ajouter à la notion d’urgence, ladite note sera traitée en rouge. Il s’agit donc d’un excellent moyen de communiquer efficacement à l’intérieur de Pronotaire, en évitant la perte d’informations entre utilisateurs.

3) Rapport sur le suivi des dossiers et contrat de service

Au fur et à mesure que ses dossiers avancent, le notaire peut vouloir obtenir des rapports sur l’évolution des dossiers . Le système lui permet donc de sortir plusieurs rapports destinés à vérifier qu’il pourra respecter ses échéances. Il est donc possible de générer un rapport de toutes les notes et tâches d’un dossier, un rapport de toutes les notes et tâches d’un utilisateur ou un rapport de tous les dossiers d’un utilisateur en particulier.

Pronotaire permet aussi de générer un contrat de services professionnels, à partir des tâches saisies dans les dossiers, ainsi que des tâches indiquées comme étant exclues du mandat du notaire. De cette manière, le système offre au notaire l’opportunité de se conformer aux recommandations de la Chambre des notaires et de bien informer son client de l’étendue de son mandat envers lui.

4) Lien avec la facturation

Au fur et à mesure que l’utilisateur termine ses tâches, il peut créer un lien avec la feuille de temps et associer du temps à chacune des tâches qu’il exécute. Il peut ensuite inclure ces tâches à l’intérieur d’une facture pour les facturer à son client. L’utilisateur a aussi la possibilité, au moment de la configuration du système, d’indiquer quelles tâches seront facturables ou non facturables selon ses besoins.

Ce lien avec la facturation ainsi qu’avec la gestion et le suivi du travail de bureau permet de boucler la boucle et de donner la certitude au notaire que ses dossiers seront menés à terme dans les délais requis. Il lui permet aussi de s’assurer que chacune des ressources de son étude opère de manière productive, à l’intérieur d’un cadre de travail déterminé.

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Veuillez noter que le logiciel Pronotaire s’adresse aux notaires du Québec seulement.