InfoPromotions

  • Abonnez-vous à notre liste d'envoi pour être tenu au courant de toutes nos promotions.

    Votre courriel

Le notaire et la publication électronique

Depuis plusieurs années, les notaires ont la possibilité de publier leurs documents au Registre foncier de manière électronique. Il y a quelques mois, le Registre foncier a mis en place un nouveau système de publication électronique nommé le Service en ligne de réquisition d'inscription. Pour l'instant, le SLRI fonctionne de manière parallèle avec le système de publication qui existait déjà, de telle sorte que les notaires peuvent aussi bien publier leurs documents avec l'un ou l'autre des systèmes. D'ici quelques mois, le SLRI devrait devenir le seul système de publication autorisé par le Registre foncier.

Dans les prochaines lignes, nous tenterons de démystifier les deux modes de publication. Nous tenterons également de voir comment les notaires peuvent, de manière progressive, migrer vers le nouveau système avant la date limite qui sera déterminée par le Registre foncier et ainsi éviter une surcharge de travail.

La publication par courriel

En 2001, le Registre foncier du Québec implante un nouveau système informatique appelé le SIRF (Système informatisé du Registre foncier). Encore à ce jour, ce système permet aux notaires du Québec d'effectuer la publication électronique des documents au Registre foncier.

Le notaire doit alors, par l'intermédiaire d'un outil (Ex. : ProNotaire ou SURF), insérer des balises XML dans son document. Il doit ensuite signer son document (sa copie) à l'aide du logiciel 'Entrust'. Il doit finalement transmettre son document de manière électronique au SIRF par la transmission d'un courriel avec l'aide de la clé publique de l'officier de la publicité des droits. Ce courriel est transmis directement à une boite de courriel mise en place par le Registre foncier. Le courriel comprend une pièce jointe cryptée (la réquisition d'inscription) qui contient les éléments suivants :

  • Le document XML qui représente la copie de l'acte notarié
  • Le ou les fichiers de signature électronique
  • Le fichier explicatif de la réquisition d'inscription
  • Le sceau de certification
  • Les autres documents joints ou ajoutés à la réquisition

Le Registre foncier reçoit le document, le décrypte en utilisant sa propre clé, puis transmet un accusé de réception par courriel. Le document est ensuite traité par le système et, au besoin, par un technicien d'un centre d'opération du Registre foncier. Lorsque le document est accepté, le Registre foncier émet un état certifié d'inscription et avise le notaire qu'il peut le récupérer directement sur le site du Registre foncier. Le processus de publication est alors complété. En cas de refus ou de rejet, le notaire est également avisé par courriel après un certain délai.

La publication au SLRI

Depuis avril 2012, le Registre foncier a mis en place un nouveau système de publication électronique des documents qui deviendra bientôt obligatoire. Puisqu'une modification législative et réglementaire est requise, la date d'adhésion obligatoire n'a pas encore été déterminée par le Registre foncier.

Le SLRI permet aux notaires de publier leurs documents de trois manières différentes. Voici un tableau permettant de comparer les trois méthodes proposées.

Saisie sur le site du SLRI Importation d'un document Services Web
Saisie des informations du document par le notaire directement sur le site. Préparation d'un document XML avec un outil d'inscription. Validation interne avant la publication du document.
Double saisie de l'information (dans l'acte et sur le site). Validation par le SLRI pour la forme XML du document. Le document doit être conforme. Validation avec les services Web de plusieurs informations dans l'acte (lot, cadastre et circonscription foncière, etc.).
Risque d'erreur entre le contenu du document et l'information saisie sur le site Saisie des informations manquantes directement sur le site du SLRI. Interaction avec le Registre foncier pour la validité du document.

La méthode de publication par services Web demeure la plus efficace puisqu'elle permet au notaire de communiquer de manière interactive avec le SLRI tout en éliminant la double saisie et en diminuant grandement le risque d'erreur. Un outil comme ProNotaire ou SURF peut alors interagir facilement avec le nouveau système afin de guider le notaire dans la préparation de sa réquisition d'inscription.

Pour ce faire, le système doit d'abord créer un document PDF conforme à l'original du notaire. Il doit ensuite créer un fichier d'inscription de données qui contient les données à inscrire et en effectuer la validation. Cette validation permet au notaire de s'assurer que toutes les informations requises sont présentes dans le document avant de le transmettre. Elle lui permet également de s'assurer que certaines informations du document sont valides (ex. : lot, cadastre, circonscription foncière, etc.) et d'éviter le refus ou le rejet de la réquisition.

La réquisition comprend alors les fichiers suivants :

  • La copie PDF du document à transmettre
  • Le fichier DI d'inscription (comprenant l'information à inscrire)
  • Le ou les fichiers de signature électronique
  • Le ou les documents joints à la réquisition

Lorsque la réquisition est transmise, le notaire reçoit un numéro de confirmation de transmission. Éventuellement, le Registre foncier va émettre un état certifié d'inscription pour la réquisition et avisera le notaire qu'il peut le récupérer directement sur le site du Registre foncier. Le processus de publication est alors complété.

Comparaison entre les deux systèmes de publication

Le tableau suivant dresse un comparatif entre l'ancien et le nouveau système :

Publication courriel Publication SLRI
Aucune validation avant la transmission (sauf la circonscription foncière). Validation de la présence des informations et validation de certaines informations.
Transmission par courriel. Transmission par services Web.
Aucune interaction. Communication interactive (validation avec confirmation du Registre foncier).
Transmission d'un document XML qui comporte souvent des problèmes de mise en page par rapport au document d'origine (ex. : tableaux). Transmission d'un document PDF qui respecte parfaitement la mise en page de l'original.
Délai de traitement selon l'achalandage. Meilleur délai de traitement à cause des validations déjà effectuées.

Tout est en place pour une transition en douceur

Bien que la migration vers le SLRI ne soit pas encore obligatoire, il serait de bonne pratique de migrer progressivement vers le nouveau système avant la date limite. Les outils ProNotaire et SURF peuvent vous permettre d'accomplir cette tâche facilement puisque les deux outils fonctionnent actuellement autant avec la publication par courriel qu'avec le SLRI. De plus, il est possible de changer de l'un vers l'autre au moyen d'une simple case à cocher. Le notaire peut donc migrer vers le nouveau système pour la publication d'un document et revenir vers l'ancien pour la publication suivante en période plus achalandée, par exemple. Cette manière de faire vous permettra d'assimiler le fonctionnement du nouveau système de manière progressive et d'être prêt au moment où le SLRI deviendra obligatoire.

Informez-vous dès maintenant auprès d'un membre de l'équipe ProNotaire ou SURF et soyez parmi les premiers à publier facilement et efficacement au nouveau SLRI.