Pour une facturation efficace de vos honoraires professionnels

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La facturation des honoraires professionnels est un aspect important de la pratique notariale. Pour que son entreprise soit prospère, le notaire doit s'assurer que ses honoraires professionnels représentent le plus fidèlement possible le travail accompli dans les dossiers.

Un système de gestion comme ProNotaire fournit plusieurs outils destinés à vérifier que la facturation est efficace, détaillée et représentative du travail effectué. Cet article expose les pratiques à mettre en place pour atteindre cet objectif.

1) Méthodes de facturation

Il existe actuellement deux méthodes de facturation dans la pratique notariale : « à forfait » et « à la tâche ».

La méthode de facturation à forfait consiste à fixer d'avance (avant le début du dossier) le montant des honoraires professionnels. On peut poser quelques questions au client pour connaître le type de mandat, mais le tarif pour l'accomplissement du dossier sera connu du client et, à moins d'un imprévu majeur, il ne changera pas. Cette méthode est généralement appliquée dans les dossiers de droit immobilier (ex. : vente, hypothèque, refinancement).

La méthode de facturation à la tâche permet de ne pas fixer d'avance le montant des honoraires, mais de préciser au client le taux horaire applicable au dossier. On peut informer le client d'un nombre d'heures approximatif si tout va bien, mais on peut aussi faire savoir que le prix variera en fonction du nombre d'heures passées sur le dossier (ex. : procédure non contentieuse, succession, corporatif).

Peu importe la méthode appliquée, il est primordial que la présentation de la facturation soit concise et détaillée et qu'elle puisse faire l'objet d'un suivi (ce que permet un outil comme ProNotaire).

2) La facturation à forfait dans ProNotaire

ProNotaire permet d'effectuer la facturation à forfait de manière simple et efficace. Plusieurs modèles de facture à forfait sont disponibles dès l'installation de l'application (ex. : vente, vente et hypothèque, refinancement, testaments et mandats, etc.). Il est donc possible de se mettre rapidement en marche en sélectionnant, pour chacun des dossiers, le modèle de facturation qui lui convient. Il est également possible d’ajouter des modèles de facture à forfait dans le système. De plus, si on prend soin d'identifier correctement les modèles personnalisés, ProNotaire les laissera intacts lors des mises à jour.

ProNotaire permet de calculer le montant des honoraires avant taxes à partir d'un total qui inclut les déboursés taxables et les déboursés non taxables. En cas de besoins spécifiques ou d'imprévus au dossier, il est donc très facile de réajuster les prix.

Autre atout : le classement des honoraires et déboursés peut s'effectuer en catégories, ce qui permet de les transférer dans les bons comptes de revenus et de dépenses de la charte comptable d'Acomba (en principe installé sur le même poste). On peut donc facilement préparer la comptabilité en même temps que la facturation.

3) La facturation à la tâche dans ProNotaire

Les fonctionnalités de facturation à la tâche permettent de calculer le temps dans les dossiers et de faire coïncider le montant des honoraires avec le travail accompli. Dans ProNotaire, la facturation à la tâche comprend deux volets : la feuille de temps et la facture.

La feuille de temps permet de saisir, pour le notaire et ses collaborateurs, le temps passé sur chacune des tâches du dossier. Pour faciliter la création de la facture, on peut y transférer d’avance les tâches à accomplir pour le type de dossier concerné. Cet outil peut s'avérer très utile lors de la formation d’un nouvel employé puisqu'il a été bâti à partir du guide de pratique de la Chambre des notaires.

Par la suite, il ne reste plus qu'à calculer le temps consacré pour chacune des tâches dans ProNotaire au fur et à mesure de leur réalisation. Le temps sera inscrit automatiquement dans la facture. Il est également possible d'indiquer un taux horaire différent pour chacun des utilisateurs du système (ex. : un taux pour le notaire et un taux pour les collaborateurs). ProNotaire tiendra compte de cet élément dans le calcul des honoraires. Plus tard, on pourra même indiquer les tâches qui sont facturables et les tâches qui ne le sont pas. Cette fonctionnalité permettra d'obtenir une facture plus représentative.

À noter que le notaire peut aussi détailler chacune de ses tâches, description précise à la clé : une approche très utile lors de la justification des honoraires aux clients. Au moment de la préparation finale de la facture, le système fusionnera la description de la tâche et le temps qui lui a été consacré afin de bien indiquer le travail accompli.

Note intéressante pour les utilisateurs Acomba : le transfert des honoraires dans Acomba est optimisé avec la facturation à la tâche. Il permet de transférer chacune des tâches de manière individuelle dans les comptes de revenus et de dépenses de la charte comptable.

4) La saisie du temps automatique

La saisie du temps automatique permet au notaire et à ses collaborateurs de quantifier le temps passé sur un dossier à facturer. Le système compile alors automatiquement le temps consacré à la tâche. Il sera ensuite possible d'obtenir des rapports sur le temps consacré dans un dossier par l'équipe ou par un employé en particulier.

Cette fonctionnalité aide à connaître le temps consacré à un dossier afin de fixer des honoraires représentatifs. Elle permet également au notaire de mesurer la productivité de son équipe. Elle est désactivée par défaut dans le système, mais elle peut être lancée facilement.

La facturation des honoraires : une tâche simplifiée

En plus de permettre à ses utilisateurs de produire des factures justes, équitables et représentatives du travail accompli, ProNotaire est un logiciel de gestion des dossiers complet pour la réalisation de toutes les tâches courantes.

Communiquez avec nous dès maintenant pour découvrir comment ProNotaire peut vous aider à accélérer et à faciliter votre travail.

Steeve Thibaudeau, notaire
Directeur principal, Recherche et développement

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