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ProNotaire et l’inspection professionnelle

L’inspection professionnelle est une réalité à laquelle un notaire se soumet environ tous les 4 ans. Ce processus a pour but d’assurer que le travail du notaire respecte les normes de pratique de la profession.

Afin d’aider le notaire et son équipe à collaborer efficacement avec les inspecteurs professionnels, Pronotaire offre plusieurs outils qui permettent de structurer et présenter l’information conformément aux exigences de la Chambre des notaires.

1. Gestion du cardex

Dans la pratique quotidienne, le notaire doit minuter les documents notariés en minutes qu’il reçoit. Si le notaire crée son document dans Pronotaire et qu’il le minute avec la fonction « Minuter » de la liste des documents du dossier, les informations nécessaires pour la création de son cardex sont automatiquement enregistrées dans le logiciel.

Lorsque le notaire reçoit un avis d’inspection, il peut générer son cardex pour tous ses clients avec la fonction « Rapport sur le Cardex » du Gestionnaire des rapport de Pronotaire. Cela permet d’éviter d’avoir à s’occuper de la création du cardex chaque jour puisque le cardex papier pourra être généré au moment de l’inspection professionnelle.

Lorsqu’il crée son cardex, l’utilisateur peut sélectionner le notaire, l’ordre de tri du cardex, ainsi que sa date de début. Ensuite, il peut lancer la préparation du cardex dans Microsoft Word pour en faire l’impression. En quelques instants, on dispose d’un cardex à jour pour tous les clients et en version papier.

2. Répertoire d’actes sous seing privé

Depuis quelques années, certains inspecteurs demandent aux notaires de fournir un répertoire d’actes sous seing privé lors de l’inspection professionnelle. Pour répondre à cette demande, Pronotaire permet au notaire, à partir de la fonction « Minuter » de la liste des documents du dossier, d’identifier ses actes comme étant des actes sous seing privé. L’utilisateur peut alors, à partir de la fenêtre « Minuter », sélectionner le type d’acte « Sous seing privé » pour identifier son document comme tel.

Lors de l’inspection, on peut demander au système de générer un rapport d’acte sous seing privé conforme aux exigences de la Chambre des notaires à partir de la fonction « Rapport sur le cardex ». Il s’agit d’une autre fonctionnalité qui permet aux notaires de répondre facilement et rapidement aux demandes des inspecteurs.

3. Rapport de comptabilité en fidéicommis

S’assurer que la comptabilité en fidéicommis du notaire est bien tenue est la principale préoccupation des inspecteurs professionnels de la Chambre des notaires. En plus de proposer une méthode de tenue du fidéicommis facile et conviviale, Pronotaire permet à l’utilisateur de générer une foule de rapports afin de répondre aux demandes lors des inspections.

À partir de l’outil de conciliation bancaire, il est facile de préparer et d’imprimer de nombreux rapports qui peuvent être exigés par un inspecteur : les valeurs en garde, les chèques, les reçus ou les transactions en circulation d’une période donnée, les soldes de comptes clients, les transactions d’un mois par responsable, etc.

L’inspection professionnelle n’a pas à être un stress

L’équipe Pronotaire travaille chaque jour pour que votre logiciel de gestion d’étude facilite vos tâches et responsabilités dans tous les aspects de votre pratique. Bien que peu fréquente, l’inspection professionnelle est une étape importante dans la vie du notaire et nous tenons à faire en sorte que Pronotaire permette de satisfaire aux exigences de la Chambre de manière rapide et efficace.

Pour toute information supplémentaire à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec nous!