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Simplifiez votre comptabilité en fidéicommis avec ProNotaire

La comptabilité en fidéicommis est l’un des aspects les plus importants de la pratique notariale puisqu’elle fait l’objet d’une attention toute particulière lors d’une inspection professionnelle. C’est pourquoi le notaire doit s’assurer que sa comptabilité en fidéicommis est à jour et qu’elle est tenue avec la plus grande rigueur.

Dans cet article, nous allons voir comment le système de gestion d’étude ProNotaire peut aider le notaire dans l’accomplissement de plusieurs tâches quotidiennes en lien avec la comptabilité en fidéicommis.

Utilisation du compte « Réserve »

Le compte « Réserve » permet au notaire de saisir certaines transactions qui n’ont aucun lien avec l’argent qu’il détient pour le compte de ses clients. Il peut s’agir, par exemple, de frais d’administration provenant de l’institution financière (frais pour la fourniture de chèques, frais liés à un chèque sans provision, etc.). Le compte « Réserve » peut être configuré lors de l’installation de ProNotaire pour qu’il soit affiché en premier dans la liste des dossiers. Ainsi, il est facile de le consulter et de le mettre à jour sur une base régulière.

Il est à noter que selon la Chambre des notaires du Québec (CDNQ), un notaire devrait toujours déposer une somme d’argent (ex : 200 $) dans le compte « Réserve » pour que les sommes qu’il détient pour ses clients ne servent pas à des fins autres que celles pour lesquelles elles lui ont été confiées.

De plus, le compte « Réserve » ne devrait pas être utilisé pour entrer les frais d’intérêts qui sont versés, puis retirés du compte par l’institution financière (ex : caisse populaire). Le compte ne devrait pas servir non plus à transférer les soldes des comptes inactifs, non réclamés par les clients.

Gestion efficace du compte « Intérêts »

Le compte « Intérêts » permet de saisir les entrées et les sorties d’argent pour les intérêts des comptes généraux qui sont versés à la CDNQ. Pour certaines institutions financières, le montant des intérêts est versé au compte en fin de mois, puis retirer de ce même compte au début du mois suivant. Il faut donc en tenir compte dans la conciliation bancaire. Dans le logiciel ProNotaire, une carte client de type « Intérêts » peut être créée afin d’assurer la gestion efficace des intérêts à chaque mois. Ainsi, il est possible d’effectuer la conciliation rapide des montants d’intérêts dans les différents comptes généraux en fidéicommis.

Démystifier les comptes inactifs

À la suite d’un avis émis par Revenu Québec, la CDNQ se voit dans l’obligation de demander aux notaires de créer une carte client identifiée «Comptes inactifs». Les comptes inactifs sont ceux dans lesquels des sommes d’argent, même minimes, appartenant aux clients ne sont pas réclamées par ces derniers. Cette carte client doit être différente du compte réserve du notaire.

Toujours selon la CDNQ, le notaire doit transférer tous les soldes des comptes inactifs qu’il possède directement dans ce compte en indiquant le nom du client et la raison pour laquelle cette somme est transférée. La somme en question ne doit jamais être transférée dans le compte réserve du notaire.

En fonction du montant de la carte client «Comptes inactifs», le notaire transmet la somme à Revenu Québec environ tous les trois ans. Dans ProNotaire, une carte client «Comptes inactifs» peut être créée afin d’effectuer la gestion efficace des intérêts à chaque mois.

Utilisation du compte spécial

Le compte spécial permet au notaire de détenir, pour le compte d’un client, des fonds en fidéicommis, tout en récupérant le montant des intérêts pour ce dernier. Le notaire procède alors à la création du compte spécial à l’aide du formulaire CDN2, mis en place par la CDNQ. Par la suite, il transfère l’argent déposé dans le compte général vers le compte spécial qui prend souvent la forme d’un placement. Le notaire effectue également la gestion des revenus d’intérêts qui peuvent être versés dans le compte général ou le compte spécial au cours du règlement du dossier. À la fin du traitement du dossier, il transfère l’argent détenu dans le compte spécial vers le compte général en vue de le remettre au client.

Toute cette procédure implique plusieurs transactions au niveau du compte en fidéicommis. Avec ProNotaire, ces transactions peuvent être effectuées rapidement et facilement.

Faciliter la conciliation mensuelle et annuelle

La conciliation bancaire peut être un exercice long et éprouvant. Durant les périodes surchargées, le notaire peut avoir à concilier des centaines de transactions dans plusieurs comptes en fidéicommis. Il est donc important d’utiliser un système intuitif qui permet la conciliation rapide et organisée des transactions dans le respect des règles de la comptabilité en fidéicommis des notaires.

ProNotaire peut aider le notaire à effectuer cette tâche, notamment par l’utilisation de la conciliation automatique. Ce système, qui fonctionne avec la plupart des institutions financières, permet à l’utilisateur d’importer un fichier qui contient les transactions à concilier directement à partir du site de l’institution financière. Par la suite, ProNotaire effectue la lecture du fichier et concilie les transactions (recettes et déboursés) pour le compte sélectionné. Une fois l’opération terminée, le système affiche dans un rapport la liste des transactions qui n’ont pu être conciliées. Cette façon de faire permet à l’utilisateur de gagner des minutes précieuses dans le cadre de sa journée de travail tout en diminuant grandement les risques d’erreurs.

Conclusion

ProNotaire a été conçu pour faciliter le travail du notaire dans plusieurs aspects de sa pratique. Au départ, la mise en place d’un outil de gestion ou l’utilisation de nouvelles fonctionnalités peut prendre un certain temps. Toutefois, l’investissement sera grandement compensé à moyen et à long terme par une meilleure productivité combinée à un risque d’erreurs nettement réduit.

Renseignez-vous dès maintenant auprès de l’équipe ProNotaire afin de voir comment vous pouvez mettre en place différentes mesures qui vous permettront de gagner du temps, tout en respectant les normes de la comptabilité en fidéicommis.