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Votre comptabilité de bureau en toute efficacité et rapidité

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Loin d’être des adeptes de la comptabilité de bureau, les notaires la voient, pour la plupart, comme un mal nécessaire à la pratique de leur profession. Étant donné qu’ils doivent déjà se préoccuper de leur comptabilité en fidéicommis, ils sont nombreux à s’en remettre tout simplement à leur comptable pour effectuer leur tenue de livres de bureau, de leur fin de mois ou d’année financière.

Les prochains paragraphes expliquent comment, pour les notaires et leurs collaborateurs, effectuer la comptabilité de bureau en utilisant une passerelle automatisée entre Pronotaire et Acomba Suite Notaire.

1) Le plan comptable

Une information primordiale pour commencer : lorsque l’on veut produire sa comptabilité de bureau selon les normes et standards établis, il convient de mettre en place un plan comptable. Ce plan comptable permet au notaire de répartir ses revenus et ses dépenses dans les comptes de revenus et de dépenses de la charte comptable. Laquelle doit être montée en fonction des types de revenus et de dépenses habituellement rencontrés dans la pratique notariale.

À ce propos, Acomba Suite Notaire comprend déjà un plan comptable préparé pour les notaires. Ce plan peut être mis en place en quelques instants par un technicien Acomba spécialisé, dès l’installation d’Acomba à votre étude. Il peut également être ajusté pour répondre aux besoins encore plus spécifiques de votre étude. Lors de l’installation, le technicien vous aidera aussi à configurer la passerelle entre Pronotaire et Acomba afin de vous assurer que les deux applications communiquent efficacement.

2) La facturation dans Pronotaire

Une fois le plan comptable en place et la passerelle configurée, le gros du travail est effectué. Le notaire peut ensuite simplement produire et facturer des comptes d’honoraires à ses clients. Il doit être en mesure de produire des factures détaillées et complètes. De quoi justifier le montant des honoraires par rapport au travail effectué dans le dossier. Un système comme Pronotaire permet donc au notaire de produire et d’imprimer ses comptes d’honoraires, de manière complète et détaillée. Il s’agit d’une première étape vers l’intégration de la préparation de la comptabilité de bureau dans les activités courantes du notaire.

Après la facturation du travail et la transmission des comptes d’honoraires aux clients, les factures produites peuvent être transférées d’un seul clic, individuellement ou en groupe, vers la comptabilité de bureau dans Acomba. Le notaire ou l’un de ses représentants peut alors indiquer sur quel compte de la charte comptable les honoraires ou déboursés doivent être versés. Ce travail peut même être automatisé lorsque le notaire utilise la facturation à la tâche. Le système s’occupe ensuite de faire les inscriptions nécessaires aux comptes à recevoir afin de faciliter la gestion de leur suivi. De cette manière, la tenue de livres du notaire s’effectue en toute facilité et convivialité, sans effort supplémentaire.

3) Fin de mois et fin d’année

La tenue de livre par le biais de la passerelle Pronotaire-Acomba, offre au notaire la possibilité d’effectuer sa conciliation de fin de mois ou de fin d’année à l’aide d’Acomba. Il peut aussi tout simplement exporter sa tenue de livres dans un fichier à destination de son comptable. Si le comptable possède Acomba, il pourra alors importer la comptabilité du notaire et lui préparer sa fin de mois ou sa fin d’année, et lui retourner les documents.

Cette méthode de travail évite au notaire des frais de tenue de livres, puisqu’elle lui permet d’effectuer de façon automatique l’inscription des transactions dans sa comptabilité. Il peut de plus faire lui-même sa comptabilité de bureau et, s’il le souhaite, sa fin de mois ou d’année.

4) Rapports

Grâce à la passerelle Pronotaire-Acomba, les notaires peuvent aussi générer plusieurs rapports pour un suivi efficace de leur facturation : notamment des rapports sur les honoraires facturés, sur les comptes à recevoir, sur les montants perçus et sur les paiements partiels. Autre rapport incontournable : celui de TPS et de TVQ.

Un système de gestion complet

La passerelle Pronotaire-Acomba donne une autre dimension à l’outil Pronotaire. Avec elle, celui-ci bénéficie d’un outil de gestion complet, de l’aspect financier à l’aspect juridique de la pratique notariale. De plus, en utilisant Pronotaire et Acomba, le notaire peut avoir accès à un support technique de première qualité, autant au niveau de Pronotaire qu’au niveau d’Acomba. Tout au long de l’implantation et de l’utilisation de ces deux systèmes, il profitera d’un accompagnement dédié.

Contactez le support à la clientèle Pronotaire pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de la passerelle Acomba-Pronotaire.

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